CONSULENZE [n. 2] - Volontari e Registro volontari
Volontariato e formalità associative: il registro dei volontari
Certe formalità vanno svolte con maggior efficienza. Anche per permettere una verifica a scopo interno all’organizzazione oppure esterna da parte di autorità competenti. Non solo per ottemperare ad una norma.
Circa i controlli dall’esterno, sappiamo quali sono le prospettive: è compito dell’Agenzia delle Entrate svolgere i controlli a tutti i livelli (normativi, contabili, fiscali, organizzativi, ecc.).
Venendo al “volontariato”, un primo tema da affrontare è legato ad alcuni concetti chiave riguardanti lo statuto di un’organizzazione e le sue funzioni. Un secondo tema è il senso dell’essere volontariato. Un terzo tema è quello della misura del volontariato. Un quarto tema è quello assicurativo. È quest'ultimo un tema legato al precedente, riguardando la copertura assicurativa di chi svolge effettivamente attività di volontariato. Secondo il codice del terzo settore (*) questa non è una facoltà, è un obbligo preciso.
Vediamoli uno per uno, anticipando subito quale sia il pretesto che ci porta a tali puntualizzazioni, ossia l’obbligo della tenuta del registro dei volontari, tempo per tempo.
1) Esiste una normativa di riferimento per gli ets, ossia il codice del ts succitato, ma le regole che contano veramente, alla fine, sono contemplate negli articoli che compongono lo statuto approvato recentemente da ogni organizzazione, che a loro volta devono essere in armonia con la normativa siddetta;
2) Che significa volontariato? Lo dice chiaramente la normativa stessa: “… L'attività di volontariato è la presenza prestata in modo personale, spontaneo e gratuito, tramite l'organizzazione di cui il volontario fa parte, senza fini di lucro anche indiretto ed esclusivamente per fini di solidarietà”… “… Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali cura l'attuazione delle disposizioni normative sul volontariato, volte a favorirne lo sviluppo anche attraverso i tre concetti cardine del volontariato: cittadinanza attiva, condivisione e partecipazione per la comunità”. La vera domanda da porci è: Quando avviene che una persona è "volontario"? A livello di normativa è stato detto, ma a livello di organizzazione è opportuno che sia ben delineato e dovrebbe risultare da un "regolamento per il volontariato", documento interno, approvato e prodotto dall'organo amministrativo.
3) Da quanto detto possiamo derivare l’importanza per ogni organizzazione di avere tempo per tempo la conoscenza della misura del “volontariato”. Ecco perché c’è un obbligo di tenuta di un registro detto dei volontari.
Il “Registro dei volontari” può essere cartaceo o digitale. In ogni caso deve essere "inalterabile". Nel digitale la gestione va fatta con firma digitale. Il cartaceo va validato dalle autorità competenti. Per esempio il cartaceo può essere un registro tipo “Buffetti” vidimato in bianco dal Segretario comunale (in ogni caso da un pubblico ufficiale). In esso andranno segnati – senza soluzione di continuità – i volontari attivi che prestano servizio per le attività statutarie dell’organizzazione. Occorre in ogni momento conoscere in base al registro citato quanti e chi siano i volontari attivi. Oltre ai dati personali che individuano le persone andranno riportate le date di inizio attività e fine attività con validazione del responsabile (legale rappresentante o delegato). Ogni variazione va comunque verbalizzata in sede di organo amministrativo. Se alla fine di ogni anno solare vi sono variazioni nell’elenco volontari attivi – indicato nel registro volontari - e quindi nel totale complessivo occorre intervenire in sede Runts per comunicare il cambiamento entro il 30 giugno dell’anno successivo (scelta in piattaforma dell'opzione variazione).
Il Registro volontari si distingue dal Libro soci, essendo, il secondo, uno dei libri sociali obbligatori che può essere tenuto senza alcuna forma particolare. Si tratta di un documento comunque rilevante per la vita associativa degli enti in quanto riporta i dati essenziali per l'identificazione delle persone che in un dato momento risultano essere validamente aderenti al sodalizio e pertanto serve anche a definire i quorum costitutivi per le incombenze assembleari o amministrative previste dallo statuto, oltre alla legittimità di intervento e di voto all'associato.
Quando si dice "volontario" s'intende "volontario attivo", ossia quella persona che "fa qualcosa". Di materiale o immateriale.
I volontari possono essere associati oppure no. In ogni caso non potranno essere retribuiti, divenendo nel caso di retribuzione “non volontari”, ma bensì dipendenti o altre forme lavorative.
Le situazioni che si possono verificare di massima sono:
- volontari associati;
- volontari non associati;
- volontari occasionali: vedere più avanti;
- associati: non svolgono attività né fisica né intellettuale;
- simpatizzanti: non svolgono attività particolari, non sostengono con quota sociale l’organizzazione, non decidono, oggi si potrebbe dire che sono follower;
- collaboratori retribuiti, in tal caso sono lavoratori;
- collaboratori non retribuiti, in tal caso va chiarito con queste persone se rientrano nei volontari attivi.
Il profilo di volontario non viene deciso unilateralmente, ma va deciso insieme dall’organizzazione con gli interessati e verbalizzato dall'organo amministrativo.
La questione dell'occasionalità va precisata. Qui serve vi sia una valutazione specifica e verbalizzata dall'organo amministrativo caso per caso. In pratica la normativa lascia ad ogni singolo ente di valutare la portata e le caratteristiche dell'occasionalità. In generale, può considerarsi volontario occasionale colui che presta il proprio servizio all'interno dell'ente in maniera estemporanea e non continuativa, per un periodo ben definito, ad esempio per una iniziativa specifica come per una raccolta di fondi o per una giornata promozionale. Queste figure andranno segnalate quali "occasionali" con la data di inizio e la data di cessazione preferibilmente nello stesso registro dei volontari, oggetto del presente contributo.
4) Circa l’assicurazione seguirà intervento ad hoc.
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Note
(*) Il Codice del Terzo Settore - Decreto legislativo 3 luglio 2017 n.117 e ss.mm.ii. - ha provveduto al riordino e alla revisione complessiva della disciplina vigente in materia, sia civilistica che fiscale, definendo, per la prima volta, il perimetro del cd. Terzo Settore e, in maniera omogenea e organica, gli enti che ne fanno parte. Gli Enti del Terzo Settore (ETS) Ai sensi dell'art. 4 del Codice sono Enti del Terzo Settore, se iscritti al Registro Unico Nazionale del Terzo Settore: le organizzazioni di volontariato (ODV) (artt. 32 e ss.); le associazioni di promozione sociale (APS) (artt. 35 e ss.); gli enti filantropici (artt. 37 e ss.); le imprese sociali, incluse le cooperative sociali (art. 40); le reti associative (artt. 41 e ss.); le società di mutuo soccorso (SOMS) (artt. 42 e ss.); le associazioni riconosciute o non riconosciute, le fondazioni e gli altri enti di carattere privato diversi dalle società costituiti per il perseguimento, senza scopo di lucro, di finalità civiche, solidaristiche e di utilità sociale mediante lo svolgimento, in via esclusiva o principale, di una o più attività di interesse generale di cui all'art. 5, in forma di azione volontaria o di erogazione gratuita di denaro, beni o servizi, o di mutualità o di produzione o scambio di beni o servizi.